Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung Berikan Sosialisasi Tentang Penyusutan Arsip Pada

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung berikan Sosialisasi Penyusutan Arsip kepada perangkat Desa Bongkasa pada Kamis, 18 April 2024 bertempat di Aula Ruang Pertemuan Kantor Desa Bongkasa.

Kegiatan yang dibuka langsung oleh Sekretaris Desa Bongkasa tersebut menghadirkan dua orang pemateri dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DISKERPUS) Kabupaten Badung yakni I Made Dwijana Putra S.Sos dan Ibu Nengah Wati S.Kom dengan peserta yang terdiri BPD, Kepala Seksi, Kepala Urusan, Staf, dan Kelian Dinas.

Dalam kesempatan tersebut Pemateri Pertama I Made Dwijana Putra S.Sos memaparkan tentang Dasar Hukum Kearsipan yaitu UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Surat Edaran Sekretaris Daerah Nomor 045/1154/Setda/Diskerpus Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Kearsipan dan Peraturan Bupati Badung Nomor 69 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Arsip sendiri terdiri dari dua jenis yakni: (1) Arsip Dinamis dan (2) Arsip Statis. Arsip Dinamis terdiri dari (a) Arsip Vital (tidak bisa dimusnahkan/surat permanen seperti SK, MOU, Aset), (b) Arsip Aktif dan (c) Arsip Inaktif.

Paparan materi kedua tentang Arsip Statis dari Ibu Nengah Wati S.Kom. Beliau memaprkan bahwa arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai kesejarahan yang permanen meskipun habis masa resistensinya dan disahkan di Kearsipan Republik Indonesia.

Arsip Statis yang bersifat permanen akan di upload oleh Diskerpus Kabupaten Badung melalui website: http://sikn.badungkab.go.id

Penyusutan Arsip

Adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan ttata cara sebagai berikut:

• Pemindahan arsip inaktif—> Unit Pengolahan—>Unit Kearsipan
  • Kumpulkan dan simpan arsip dalam pada penyimpanan sesuai kode yang kemudian diproses sesuai dengan masa aktif, dan sesuai tahun berlaku arsip tersebut.
  • Arsip yang telah disimpan 3-4 tahun dan setelahnya wajib dipindahkan dan dipilah dan hal tersebut menjadi tanggung jawab bagian umum untuk disimpan dan dirawat sampai nanti ada pemusnahan arsip.

• Pemusnahan 
  • Langkah-langkah dalam pemusnahan arsip, dilakukan sesuai dengan SOP dan prosedur yakni berdasarkan pada klasifikasi arsip dan JRA Kabupaten Badung. Contoh arsip yang bisa dimusnahkan adalah surat undangan
  • Khusus untuk arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun maka dapat dimusnahkan sesuai kentuan yang telah ditetapkan.
  • Langkah yang dapat dilakukan sebagai berikut: (1) arsip dipilah per tahun (2) gunakan daftar pembantu arsip (ada klasifikasi, ada indeksnya, perihal dan uraiannya.(3) Kumpulkan per klasifikasi (di pilah) kemudian diberi nomor. contoh tahun 2017 ada 50 undangan kemudian dimasukkan ke box arsip dengan kode undangan dan tambah kode derajat di depannya.

• Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan
  Kemudian diserahkan ke lembaga kearsipan Kabupaten Badung

001/KIM/BKS